Introduction
Nous sommes ravis que vous collaborez avec Promatec Sàrl.
Notre objectif est que vous n’ayez aucun doute concernant le traitement sécurisé de vos données à caractère personnel. La protection des données à caractère personnel est un sujet que nous prenons très au sérieux. Afin de fournir une prestation de services optimale à vous ainsi qu’à votre entreprise, il est indispensable que Promatec Sàrl sauvegarde et utilise vos coordonnées et d’autres informations à votre sujet. La présente déclaration a pour but de vous donner le maximum d’informations sur la manière dont nous traitons vos données ainsi que vos droits quant à ces données conformément aux dispositions du Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 (le Règlement général sur la protection des données, le « RGPD ») lequel entrera en vigueur le 25 mai 2018.
Données Personnelles traitées
Les données personnelles traitées par Promatec Sàrl correspondent à l’ensemble des données reliées à votre identité, à savoir par exemple vos noms et prénoms, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre mail, vos photos, votre pays de résidence, votre emploi, et toute autre information vous concernant que nous recevons, sous quelque format que ce soit, dans le cadre de notre relation d’affaires établies avec vous ou que nous collectons préalablement afin de nous permettre d’accomplir les demandes effectuées.
Nous sommes potentiellement amenés à collecter les informations suivantes dans le cadre des relations d’affaires. (Liste non-exhaustive)
- Nom Prénom
- Fonction
- Coordonnées (adresse email, numéro de téléphone, adresse postale)
- Coordonnées bancaires.
Il existe plusieurs façons de collecter vos informations à caractère personnel. Tout d’abord, vous pouvez vous-même nous les transmettre directement : physiquement ou électroniquement. Ces données sont alors collectées à l’occasion de l’établissement de la relation d’affaires lorsque vous entrez en contact avec l’un de nos collaborateurs pour réaliser un projet ou une proposition de services par exemple.
Nous pouvons également recevoir vos données par des sources externes, comme des bases de données publiques, des sites Internet, des réseaux sociaux, des tiers.
Les données à caractère personnel doivent correspondre à des informations adéquates, pertinentes et nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été recueillies.
Promatec Sàrl sera amené à traiter vos données personnelles conformément aux dispositions du RGPD et notamment pour l’exécution des obligations contractuelles (article 6, alinéa 1 b) du RGPD).
Nous traitons vos données afin de vous fournir des services dans le cadre de l’exécution des contrats conclu avec vous ou afin de procéder à l’établissement de proposition d’honoraires en cas de demandes formulées.
Promatec Sàrl sera également amené à traiter les informations personnelles vous concernant aux fins d’informations administratives ou contractuelles ainsi que dans le suivi assuré par Promatec Sàrl de l’avancement d’un projet en cours.
Nous traitons par ailleurs les données de nos fournisseurs pour l’exécution des contrats de fourniture.
Promatec Sàrl pourra être amené à procéder à des actions de marketing, des études de marchés ou des sondages d’opinion pour lesquels il sera amené à utiliser vos données personnelles. Le traitement de vos données à cette fin est légal pour autant que nous ayez donné votre consentement à cette fin.
Il vous est toujours loisible de retirer votre consentement à tout moment en contactant notre responsable de traitement aux coordonnées mentionnées ci-dessus. Cette règle s’applique également à toute déclaration de consentement donnée avant l’entrée en vigueur du RGPD, donc avant le 25 mai 2018. Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité du traitement des données qui ont eu lieu avant ce retrait.
Promatec Sàrl est soumis à diverses obligations ou exigences légales (dont notamment et non limitativement d’ordre comptable et fiscal mais également au regard du droit du travail et au regard du droit de la sécurité sociale). Le traitement de vos données aura notamment pour objectif, en ce qui concerne les clients et fournisseurs, l’émission et le paiement de factures, ainsi que la tenu de la comptabilité de notre cabinet et en ce qui concerne les salariés, l’établissement des fiches de salaires et le paiement des retenues à la sources et cotisations sociales.
Transmission et traitement des données
Promatec Sàrl transmet vos données à tous les départements administratifs internes qui auront besoin de vos données pour respecter nos obligations contractuelles et légales auront accès à celles-ci.
Il est primordial pour nous que tous nos employés soient informés de l’importance de la confidentialité de vos données et nous avons mis en place. C’est pourquoi tout le staff administratif qui traitera les informations personnelles ont reçu une formation spécifique en la matière et ont signé une clause de confidentialité.
Nous pourrons être amené à transmettre certaines informations à des prestataires tiers (par exemple pour le recouvrement de créance, pour la tenue de la comptabilité ou pour l’établissement de fiches de salaries. Nous veillons à ce que les prestataires extérieurs que nous engageons se conforment à la même confidentialité en ce qui concerne vos données à caractère personnel, au regard des dispositions du RGPD.
Veuillez par ailleurs noter que Promatec Sàrl pourra être amené à transmettre des informations vous concernant à des tiers, mais uniquement lorsque des dispositions légales l’exigent ou si vous avez donné votre consentement (par exemple : en cas de collaboration avec d’autres entreprises de votre choix pour le projet envisagé). En vertu de ces exigences, les destinataires de données à caractère personnel peuvent par exemple être :
- des entités et institutions de droit public (par exemple les autorités fiscales ou pénales) sur base d’une obligation légale ou officielle
- d’autres entités de droit public auxquelles nous transmettons vos données personnelles afin de mettre en œuvre une relation d’affaires avec vous (par exemple : entreprises de construction ou autres corps de métiers pour l’exécution d’un contrat conclu avec vous)
D’autres destinataires des données peuvent être des entités pour lesquelles vous avez donné votre consentement de transmission ou pour lesquelles vous nous avez déliés de l’obligation de confidentialité au moyen d’une déclaration ou d’un consentement.
Il est important de vous préciser que vos données à caractère personnel ne font pas l’objet de transferts hors Union Européenne.
Promatec Sàrl ne sera par ailleurs pas non plus amené à transférer vos données personnelles à une organisation internationale relevant d’un pays tiers.
Durée de stockage
Vos données seront conservées le temps nécessaire pour satisfaire à nos obligations légales et contractuelles.
Si les données ne sont pas requises pour l’exécution de nos obligations contractuelles ou légales, elles seront supprimées, à moins que leur utilisation ne soit nécessaire pour une durée limitée, aux fins suivantes de répondre notamment à l’obligations de conservation imposées par la législation fiscale et commerciale d’une durée maximale de 10 ans conformément notamment aux règles édictées par le Code de commerce, la loi générale des impôts, la loi du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée.
Vos droits
Promatec Sàrl souhaite faire preuve de la plus grande transparence quant au traitement de vos données et vous indique ainsi les différents droits dont vous bénéficiés à cet égard.
Vous disposez :
- d’un droit d’accès sans frais aux données traitées
- un droit de rectification des données personnelles
- d’un droit d’information
- d’un droit à la portabilité
- d’un droit à l’effacement (droit d’oubli)
Vous avez également le droit d’introduite une réclamation auprès de l’autorité pertinente chargée de la protection des données personnelles, à savoir, au Luxembourg, auprès de la Commission Nationale de Protection des Données, 1, avenue du Rock’n’Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette, Tél. : (+352) 26 10 60 -1, www.cnpd.lu.
Vous pouvez retirer votre consentement de traitement de vos données personnelles à tout moment en contactant notre responsable de traitement aux coordonnées mentionnées ci-dessus. Cette règle s’applique également à toute déclaration de consentement donnée avant l’entrée en vigueur du RGPD, donc avant le 25 mai 2018. Le retrait du consentement ne s’applique que pour l’avenir et ne concerne par les données déjà traitées.
Promatec Sàrl s’engage à ne jamais vendre vos données personnelles à des tiers.
Vos obligations
Dans le cadre de notre relation d’affaires ou la relation salariale qui pourrait se créer entre vous et Promatec Sàrl, vous devez fournir toutes les données personnelles requises nous permettant d’accepter et d’établir une relation d’affaires, respectivement de nous permettre de remplir nos obligations contractuelles qui y sont liées.
Sécurité
Suite à l’entrée en vigueur du RGPD, nous avons mis en place des moyens techniques et administratifs pour protéger vos données à caractère personnel.
Ainsi, une fois transmises, vos données sont mises en sécurité grâce aux moyens détaillés ci-après.
Notre personnel administratif bénéficie d’une formation et information pour qu’ils puissent appliquer cette réglementation
Tous nos dossiers physiques sont conservés dans des armoires sécurisées et les accès sont limités au personnel administratif, qui comprend et applique les règles de confidentialité.
Les dossiers électroniques sont protégés par notre firewall et sont stockés sur un serveur. Notre serveur informatique fait également l’objet d’une arborescence avec accès limités.
Nous utilisons également une méthode de cryptage et pseudonymisation, une technique qui permet de remplacer vos noms et prénoms par un pseudonyme. Etant donné que vos données personnelles sont rattachées à votre nom, elles sont sécurisées par ce procédé.
Nous avons également mis en place des mesures de sécurité techniques pour les archives des données à caractère personnel.
Grâce aux dispositifs de sécurité évoqués dans les paragraphes précédents, nous sommes en mesure de déceler rapidement tout incident et de le traiter conformément aux dispositions du RGPD.
Nous nous efforçons d’organiser le traitement en interne et de limiter le nombre de sous-traitants. Des accords spécifiques sont passés avec chaque sous-traitant, afin de s’assurer qu’il respecte les règles définies par le RGPD.
Traitement automatisé
Promatec Sàrl ne traite pas vos données de manière automatisée aux fins d’évaluer des aspects personnels (profilage).
Cookies
Un cookie est défini comme un fichier texte qui permet de vous identifier lorsque vous naviguez sur Internet. Ils permettent notamment de mémoriser vos éléments favoris et de personnaliser les pages web pour vos futures visites.
Nous utilisons des cookies pour nous adapter à vos préférences et optimiser votre passage sur notre site.
Ces cookies nous aident à développer des statistiques concernant le passage sur notre site, d’enregistrer le choix de langue de l’utilisateur, d’enregistrer le choix de l’acceptation des cookies. Cependant, aucune donnée personnelle n'est récoltée à travers les Cookies utilisés.
Vous pouvez, lors de votre navigation sur notre site internet, choisir d’accepter ou non les cookies. Beaucoup de navigateurs Internet acceptent automatiquement les cookies mais vous avez généralement la possibilité de paramétrer votre navigateur pour ne pas les activer si vous le préférez. Nous vous signalons qu'en bloquant l'installation des Cookies, il est possible que vous ne pourrez pas profiter de toutes les fonctionnalités offertes par notre site internet.
Liens vers d’autres sites web :
Notre site Internet peut comporter des liens vers d’autres sites ou des réseaux sociaux. Nous tenons à vous préciser qu’en vous dirigeant vers ces autres sites, notre cabinet n’a aucun contrôle sur ces derniers. Nous ne pouvons donc être tenus responsables des informations récoltées sur des sites annexes qui ne sont pas gérés par notre cabinet. Nous vous invitons à consulter la déclaration de protection des données des dits sites internet.
Responsable de traitement des données
Vous pourrez contacter le responsable du traitement de vos données aux coordonnées ci-dessous :
Promatec Sàrl
14, Op de Géieren
L-4970 Sprinkange
promatec@promatec.lu
Tel : (+352) 50 57 17 1
